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Was ist der Sinn und Zweck von Automatisierung? Generell geht es darum, Prozesse unterschiedlichster Art zu verbessern und sicherer zu machen. Jedes Unternehmen ist bemüht, täglich wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe so zu organisieren, dass die vorhandenen Ressourcen effizienter und effektiver genutzt werden, um Zeit zu sparen und die Kosten zu senken. Mit Hilfe moderner digitaler Technologien ist es möglich, immer mehr solcher Aufgaben automatisch erledigen zu lassen.

 

Prozessautomatisierung – auch für Einzelkämpfer ein lohnenswertes Ziel

Lass mal die Großunternehmen und Konzerne beiseite!

Viele Menschen, denken bei dem Begriff Automatisierung zuerst an große Fabrikhallen, in denen fast nur Roboter werkeln, oder an Rechenzentren, in denen riesige Datenmengen in kürzester Zeit von Hochleistungscomputern abgearbeitet werden. Zu dieser Gruppe gehören auch nicht wenige Einzelunternehmer, Selbstständige, Freiberufler und Mini-Unternehmen, die sich über eine Prozessautomatisierung ihrer eigenen Tätigkeit keine Gedanken machen, weil sie glauben, sie und ihr Business seien „zu klein“.

Wir erleben bei unserer Arbeit immer wieder, dass Selbstständige zwar von Routineaufgaben genervt sind, aber die Probleme, nämlich die Zeit- und Energieverschwendung, nie richtig anpacken. Meist fehlt der Anschub, der Wille, sich einmal in Ruhe hinzusetzen, alle lästigen Routinen schriftlich festzuhalten, anschließend nach Lösungen zu suchen und diese dann in den Alltag zu implementieren.

Wage einfach den ersten Schritt!

Damit sind wir bei unserem Thema, nämlich wie eine Prozessautomatisierung für Einzelunternehmer und Freiberufler zu bewerkstelligen ist. Denn darum geht es in diesem Beitrag, mit dem wir dir zeigen wollen, wie du in sieben Schritten zu einem Ergebnis kommst und mehr aus deiner Zeit und deiner Arbeit machst.

 

1. Schritt: Erkenne wiederkehrende Prozesse und schreibe sie auf

Für zahlreiche Aufgaben, die in regelmäßigen – täglichen, wöchentlichen, monatlichen – Intervallen anfallen, hast du wahrscheinlich im Laufe der Zeit deine eigenen Prozesse entwickelt. Aber vielleicht hast du dabei das Gefühl, dass du diese Prozesse in kürzerer Zeit erledigen könntest. Je häufiger eine Routine auftritt, desto eher lohnt sich eine Automatisierung. Fertige eine Liste mit diesen Routinen an und notiere auch, wie oft diese auftreten.

2. Schritt: Prüfe, bei welchen Routinen sich eine Optimierung lohnt

Eine Prozessautomatisierung braucht ihre Zeit. Prüfe also nach Fertigstellung deiner Liste, ob sich eine Optimierung in jedem einzelnen Fall lohnt und dir eine Zeit- und Aufwandsersparnis bringt. Am besten eignen sich Abläufe, bei denen sich sehr viele oder sogar alle Arbeitsschritte automatisieren lassen, denn hier lässt sich die meiste Zeit herausholen. Diese Punkte solltest du auf deiner Liste hervorheben und ihnen oberste Priorität zukommen lassen.

 3. Schritt: Analysiere die einzelnen Prozesse

 Nun kannst du daran gehen, die Prioritäten auf deiner Liste jeweils in ihre einzelnen Prozessschritte zu zerlegen. Entweder schreibst du jede Phase in ihrer zeitlichen Abfolge auf ein Blatt Papier oder du stellst sie grafisch dar und markierst den Ablauf mit Pfeilen. Anschließend stellt sich die Frage, wie die einzelnen Phasen eines Prozesses voneinander abhängig sind. Ein genaues Vorgehen erleichtert dir später die Automatisierung und verbessert deine Arbeitsabläufe.

 4. Schritt: Erfasse die Zeiten für jeden Arbeitsschritt

 Unabhängig davon, ob du dich für eine schriftliche oder grafische Form entscheidest: Notiere dir jetzt zu jeder Prozessphase den benötigten Zeitaufwand. Am Ende erkennst du nicht nur die Gesamtdauer für eine Aufgabe, sondern auch die kritischen Punkte, die blockierend auf den Fortlauf eines Prozesses einwirken. Falls du dir über die Zeiten nicht sicher bist, spiele die Schritte einmal durch und erfasse die Dauer zum Beispiel mit der Stoppuhr auf deinem Smartphone.

 5. Schritt: Optimiere jeden Prozess Schritt für Schritt

 Jetzt bist du schon ganz schön weit gekommen auf deinem Weg der Prozessautomatisierung. Du kannst nun anfangen, einen Ablauf nach dem anderen zu optimieren. Auch hier macht es Sinn, die neu gestalteten Phasen wieder schriftlich oder grafisch festzuhalten, um herauszufinden, ob die Optimierung wirklich etwas gebracht hat oder wo es noch hakt.

 

6. Schritt: Übe die neuen Prozesse ein

Im vorletzten Schritt geht es an die Praxis. Die neuen Prozesse wollen eingeübt sein, damit sie wirklich effizienter und effektiver sind als die alten und deinen Zeitaufwand deutlich senken. Das kann schon mal eine Weile dauern, denn bekanntlich ist der Mensch ein Gewohnheitstier und fällt leicht in alte Muster zurück.

 7. Schritt: Kontrolliere jeden neuen Prozess auf Erfolg

Wenn du nach einiger Zeit die neuen Prozesse verinnerlicht hast, solltest du unbedingt kontrollieren, ob sie tatsächlich das gewünschte Ergebnis bringen. Eventuell musst du noch etwas Feintuning betreiben, oder dir kommen weitere Ideen für eine Optimierung. Manchmal erfordern auch neue Gegebenheiten von außen, beispielsweise technische Veränderungen, eine weitere Nachjustierung.

Suche dir Unterstützung

Prozessautomatisierung ist keine schnell erledigte Angelegenheit, die du einfach so nebenbei auf die Beine stellen kannst. Je komplexer deine Tätigkeit als Selbstständiger oder Freiberufler ist, desto anspruchsvoller wird diese Aufgabe. Die Analyse der einzelnen Prozesse und die Umstellung auf neue Abläufe erfordern Zeit und Geduld. Vielleicht brauchst du auch Ideen und Anstöße von außen, um das Beste aus deiner Prozessautomatisierung herauszuholen. Ein Coaching, das sich auf diesen Bereich konzentriert, kann dir unter Umständen starke Impulse geben und dir weiterhelfen. 

So bekommst du mehr Zeit und Kapazitäten, dich mit dem zu beschäftigen, was du gerne tust!

 

Viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht

Dein AKUT Coach Birgit Arnold

 

 

 

 

 

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