Prozessstruktur: Das Zusammenspiel der Abläufe sichtbar machen
Prozessstruktur beschreibt, wie wiederkehrende Abläufe miteinander verbunden sind: Was löst einen Vorgang aus, wer übernimmt ihn, welches Ergebnis wird weitergegeben und wo endet die Verantwortung? Im Mittelpunkt steht eine verständliche Übersicht für das Unternehmen.
Wähle eine typische Kundenreise von der Anfrage bis zur abgeschlossenen Leistung. Zeichne die wichtigsten Übergaben auf und benenne pro Ablauf eine verantwortliche Rolle. Notiere notwendige Eingaben, das erwartete Ergebnis und einen erkennbaren Abschluss. Suche zuerst nach unklaren Schnittstellen: Dort entstehen häufig Rückfragen, Wartezeiten oder doppelte Arbeit. Die Übersicht soll Orientierung bieten; Detailanweisungen gehören in die Beschreibung des jeweiligen Einzelprozesses.
Eine praktische Anleitung zum Dokumentieren eines einzelnen Ablaufs findest du hier.
Übergaben auf einer Seite darstellen
Zeichne die wichtigsten Stationen eines Kundenauftrags auf. Schreibe an jede Verbindung, was übergeben wird und wer es übernimmt.
- Auslöser: Wodurch beginnt der nächste Schritt?
- Eingabe: Welche Angaben oder Unterlagen müssen vollständig sein?
- Verantwortung: Wer bearbeitet den Vorgang und wer entscheidet bei Ausnahmen?
- Abschluss: Woran erkennt die nächste Person, dass sie übernehmen kann?
Eine solche Übersicht lässt sich zunächst mit Papier oder einer einfachen Tabelle erstellen. Eine ausführliche Modellierung ist erst nötig, wenn die Beteiligten sie tatsächlich brauchen.
Gedankenbeispiel: Vom Verkauf in die Umsetzung
Der Verkauf sagt einen Termin zu, bevor die Umsetzung die Kapazität geprüft hat. Beide halten fest, welche Angaben vor einer Zusage vorliegen müssen und wer den Termin bestätigt. Anschließend prüfen sie einige neue Aufträge. Das Beispiel ist fiktiv.
Vertiefe nur die Übergaben, an denen konkrete Probleme auftreten. Detailanweisungen gehören in den jeweiligen Einzelprozess.
Weiterarbeiten: Unternehmerische Engpässe und Selbstführung · E-Mail-Impulse abonnieren
Du möchtest zu deinem aktuellen Thema gezielt weiterarbeiten?
Auf der Ressourcenseite findest du passende Selbstchecks, Leitfäden und praktische Arbeitshilfen.
Wähle den nächsten Schritt, der zu deiner Situation passt.
