Die Verteilung der Aufgaben ist in einem Unternehmen oder innerhalb eines Teams eine Herausforderung. Führungskräfte stellen hohe Anforderungen an ihre Mitarbeiter und wollen gleichzeitig alles möglichst selbst erledigen. Auf der anderen Seite sind Mitarbeiter mit einer Aufgabe nicht selten überfordert, weil die Erfahrung oder das Know-how fehlen. Deshalb kommt es vermehrt dazu, dass immer dieselben Mitarbeiter Aufgaben übernehmen und diese ungerecht verteilt sind. Ein Mitarbeiter fühlt sich überlastet, der andere hat nicht genug zu tun.
Aufgaben innerhalb eines Unternehmens zu delegieren bedeutet, die Arbeitsbelastung gerecht auf die Mitarbeiter aufzuteilen. Gleichermaßen ist es wichtig, ein Projekt zum vorgegebenen Zeitpunkt fertigzustellen und in höchster Qualität abzuliefern. Wie auch du zukünftig erfolgreiche delegierst, erfährst du in diesem Artikel.
Delegieren im Businesskontext
Hinter dem Begriff „Delegieren“ verbirgt sich die Weitergabe von Aufgaben eines fachlich oder disziplinarischen Vorgesetzten an einen Mitarbeiter. Einfach gesagt ist es eine Form der Organisation mit dem Ziel, Mitarbeitern Aufgaben oder Arbeiten zur alleinigen oder gemeinschaftlichen Ausführung zu übertragen. Wer Aufgaben abgibt, sollte darauf achten, dass die nachgeordneten Mitarbeiter in Bezug auf die Kompetenz und die Verantwortung, aber auch in ihrer Motivation geeignet und in der Lage sind, die Aufgabe in einem angemessenen Zeitraum zu erfüllen. Selbstständigkeit, Sorgfalt und zielorientiertes Arbeiten sind sehr wichtig. Ein alternativer Begriff für die Aufgabenverteilung lautet Kompetenzdelegation. Somit handelt es sich um eine Form der Arbeitsorganisation, die in nahezu allen Unternehmen Anwendung findet.
Richtig delegieren liefert viele Benefits
Aufgaben abzugeben und nach der Erledigung entgegenzunehmen sind wichtige Grundlagen für die Organisation der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen bzw. einem Team. Dies gilt für kleine Betriebe und für große Unternehmen gleichermaßen. Jeder Mitarbeiter kann so entsprechend seiner Stärken die eigenen Kompetenzen zielführend einbringen und zum Erfolg des gesamten Teams beitragen.
Der Zeitfaktor spielt ebenfalls eine große Rolle. Durch die Abgabe von Aufgaben können Projekte nicht nur besser, sondern wesentlich schneller umgesetzt werden. Indem das Projekt auf mehrere Köpfe verteilt wird, entstehen außerdem viele weitere Synergieeffekte und es entsteht eine regelrechte Dynamik, was wichtig ist für den Teamgeist. Die Mitarbeiter bringen eine ganz andere Motivation mit ins Projekt, weil ihre Meinung zählt und sie genau das tun dürfen, was sie am besten können.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Entlastung der Führungskraft. Durch delegieren kann sie operative Aufgaben abgeben und sich um analytische sowie strukturelle Aufgaben des Projektes kümmern.
Es gibt Mitarbeiter, die die übertragenen Aufgaben nicht erledigen, egal was du versuchst? Ändere dein Mindset! Der Mitarbeiter ist nicht unwillig. Auch wenn er verstanden hat, was er tun soll, weiß er vielleicht nicht, wie er es tun soll. Kläre nicht nur das Was, sondern auch das Wie!
5 Tipps, um richtig zu delegieren
Wie du siehst, kann Delegieren ein echter Gamechanger für deinen Unternehmenserfolg sein! Am Anfang ist eine echte Herausforderung, die Arbeitsabläufe korrekt und ohne Probleme zu organisieren. Diese fünf Tipps helfen dir dabei, einen erfolgreichen Workflow zu erreichen.
Tipp 1: Die richtigen Aufgaben auswählen
Nicht alle Arbeiten eignen sich für die Weitergabe an deine Mitarbeiter. Wenn spezielle Kompetenzen gefordert sind, kommt oft nur eine kleine Anzahl an Teammitgliedern infrage. Wähle dies gut aus, sonst ist der Aufwand für die Nachbearbeitung zu groß. Sollten die Aufgaben beispielsweise hochsensible Informationen beinhalten, die du nicht weitergeben darfst, musst du diese Arbeiten selbst erledigen oder über eine Verschwiegenheitsvereinbarung nachdenken.
Standardaufgaben, die in den Kompetenzbereich deiner Mitarbeiter fallen, eignen sich ideal für dein Team. Abhängig von der Ausrichtung deines Business zählen analytische Aufgaben dazu, die Vorbereitung von Events oder die Bedienung technischer Hilfsmittel. Auch Aufgaben, für die Mitarbeiter über mehr Kompetenz verfügen als du, solltest du delegieren.
Tipp 2: Die Auswahl des passenden Mitarbeiters
Der wesentliche Aspekt beim Delegieren ist, dass du den passenden Mitarbeiter für die Aufgabe auswählst. Von Vorteil ist es, wenn der Mitarbeiter ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit bereits zur Zufriedenheit erledigt hat. Auch charakterliche Eigenschaften sind zu berücksichtigen. Wenn du einen mental starken oder einen redegewandten Mitarbeiter hast, kannst du an ihn Aufgaben abgeben, die mit der Kundenakquise oder der Präsentation von Produkten in Zusammenhang stehen. Mitarbeiter mit besonderen Fähigkeiten können Spezialaufgaben erledigen, die in diesen Kompetenzbereich fallen. Grundsätzlich solltest du bei der Verteilung der Aufgaben sowohl die Ausbildung als auch den Charakter des Mitarbeiters in die Entscheidung einbeziehen.
Natürlich ist auch wichtig, dass das Teammitglied die Aufgabe gerne macht und du gegebenenfalls in Weiterbildung investierst, um Kompetenzen zu stärken oder neu aufzubauen. Das sorgt nicht nur für Motivation , sondern für eine gleichmäßigere Verteilung der Kompetenzen.
Tipp 3: Das Briefing: Je genauer, desto besser das Ergebnis
Hast du die Mitarbeiter für die anfallenden Aufgaben ausgewählt, sind präzise Angaben ausgesprochen wichtig. Erstelle ein Briefing, aus dem ganz genau hervorgeht, welche Arbeiten ein Beschäftigter zu erledigen hat. Setze die Grenzen zwischen den Aufgabenbereichen der einzelnen Mitarbeiter ganz genau fest. Nur, wenn es exakte Anweisungen gibt, kann das Ergebnis zufriedenstellen. Beschreibe alle Inhalte detailliert. Setze einen Termin als Deadline und stelle klar, dass dieser eingehalten werden muss. Achte aber darauf, dass die Zeit ausreicht, um diese Deadline auch einzuhalten.
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Tipp 4: Kontrolle der Aufgaben
Nach dem Abschluss der Arbeiten hast du die Aufgabe, die Ergebnisse zu kontrollieren. Hier ist es wichtig, dass du dich eng am Briefing orientierst. Wenn es Kritik oder Bedarf zur Überarbeitung gibt, solltest du beides höflich, aber direkt formulieren. Entscheide individuell, ob du die Nachbearbeitung an deine Mitarbeiter delegieren oder selbst übernehmen möchtest. In jedem Fall ist das Feedback an den Mitarbeiter wichtig, damit er das beim nächsten Mal einbeziehen kann.
Tipp 5: Feedback
Ein gutes Feedback ist für deine Mitarbeiter außerordentlich wichtig. Dies gilt für Lob und für konstruktive Kritik gleichermaßen. Nur, wenn die Beschäftigten eine Rückmeldung bekommen, wissen sie, ob sie gewissenhaft gearbeitet haben oder ob es Änderungsbedarf gibt. Dieses Wissen ist für die folgenden Aufgaben sehr wichtig. Die Mitarbeiter können auf ihren guten Erfahrungen aufbauen oder sie wissen, was geändert werden muss.
Bevor du eine Aufgabe an jemand anderen abgibst, prüfe, ob sie überhaupt sinnvoll ist. Dann schaue, ob sie an jemanden delegiert werden kann oder ob es sinnvoller ist, sie an einen Dienstleister auszulagern. Auch hier regiert der Minimalismus: Spiele bei jeder Aufgabe die 3 Schritte durch: Eliminieren, delegieren, outsourcen. Mehr dazu findest du auch in meinem Freebie „Freiraumplan“.
Richtig delegieren als effizienter Gamechanger
Als Unternehmer ist es wichtig, nicht alle Aufgaben selbst zu erledigen, weil du es ja sowieso besser kannst. Unternehmen kannst du nur nur, wenn du am – statt im Unternehmen arbeitest. Das erreichst du, wenn du dir ein Team aufbaust und lernst, Aufgaben zu delegieren. Gemeinsam nach den eigenen Stärken an Projekten mitzuwirken gibt nicht nur einen richtigen Motivationsschub, sondern fördert auch das Teambuilding unter den Kollegen.
Delegieren ist somit ein wichtiges Instrument für den Erfolg eines Unternehmens. Dies gilt vor allem dann, wenn die Beschäftigten in einem Betrieb eng miteinander arbeiten. Je besser die Aufgaben an kompetente Mitarbeiter verteilt sind, desto erfolgreicher kann das Unternehmen arbeiten. Zudem fördert das Delegieren ein gutes Teambuilding und die Motivation. Und du kannst dich währenddessen um das Wachstum deines Business kümmern und bist nicht mehr für alles alleine verantwortlich. Es bedarf etwas Übung, aber dann ist delegieren wirklich ein richtiger Gamechanger!
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FAQ
Delegieren ist die Weitergabe von Aufgaben eines fachlich oder disziplinarischen Vorgesetzten an einen Mitarbeiter. So werden Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter verteilt.
Delegieren ist immer dann hilfreich, wenn es aufgrund der Kompetenzen, zeitlicher Gegebenheiten oder im Sinne einer erfolgreichen Zusammenarbeit Sinn ergibt.
Standardaufgaben, die in den Kompetenzbereich deiner Mitarbeiter fallen, eignen sich ideal. Abhängig von der Ausrichtung deines Business zählen analytische Aufgaben dazu, die Vorbereitung von Events oder die Bedienung technischer Hilfsmittel. Auch Aufgaben, für die Mitarbeiter über mehr Kompetenz verfügen als du, solltest du delegieren.
Die Auswahl der Aufgaben und des Mitarbeiters müssen aufeinander abgestimmt sein. Außerdem sind ein ausführliches Briefing wichtig und das Feedback im Nachgang.
Du profitierst von den Kompetenzen der anderen, hast Zeit für andere Aufgaben und stärkst die Motivation im Team.
