Der Erfolg deines Teams hängt stark davon ab, wie effektiv du bei der Kommunikation mit deinen Team-Mitgliedern bist. Bis zu einem gewissen Grad ist die Effektivität von Kommunikation subjektiv. Dennoch gibt es Grundsätze, an die sich die gesamte Kommunikation halten muss, um auch objektiv effektiv zu sein.
Grundlagen der Kommunikation im Team
Grundvoraussetzung für die effektive Kommunikation im Team sind gemeinsame Ziele und eine klare Aufgabenzuweisung. Doch selbst, wenn die gemeinsamen Ziele gesetzt sind und jeder seine Aufgaben kennt, kann es zu Problemen bei der Kommunikation kommen. Der Kommunikation fehlt in der Regel dann die Struktur, Klarheit, Genauigkeit, Vollständigkeit oder Kohärenz.
Du siehst, effektiv zu kommunizieren ist ein Handwerk das gelernt werden will. Doch so wie für jedes Handwerk, gibt es auch für die effektive Kommunikation Grundprinzipien und -regeln. In diesem Artikel stelle ich dir die 7 Prinzipien klarer Kommunikation vor, die dich unumgänglich zu einem besseren Teamleiter machen.
1. Klarheit
Stelle bei der Kommunikation mit deinem Team sicher, dass alles, was du sagst oder schreibst klar ist. Klarheit kannst du auf verschiedene Arten erreichen. Zum Beispiel, indem du dich an die goldene Regel hältst: Eine Botschaft pro Email! Du solltest dir also vor dem Schreiben ganz genau überlegen, was du vermitteln möchtest. Die Klarheit in deinem Kopf wird sich dann auf die Nachricht an dein Team auswirken.
Beispiel für mangelnde Klarheit:
Hallo, Daniel,
Ich schreibe dir zu deiner Mitteilung von gestern Abend und möchte gleichzeitig etwas über unser geplantes Team-Meeting nächste Woche klären.
Grüße,
Frank.
Im obigen Beispiel wird sich der Empfänger einige Fragen stellen, z.B. was hat Frank von der Mitteilung gehalten und was versucht er nächste Woche über die Sitzung zu sagen? Kurz gesagt, die E-Mail ist nicht klar genug. Es gibt zu viele Botschaften und das in nur einem Satz.
Beispiel für Klarheit in der Kommunikation:
Hallo, Daniel,
Vielen Dank für das Update, das du mir gestern Abend geschickt hast. Ich bin froh, dass das Team bei den Zielen für diese Woche so viele Fortschritte gemacht hat.
Lass mich wissen, falls ihr während dieser Woche auf Schwierigkeiten bezüglich der anderen Zielen stoßt. Ich unterstütze euch dann gerne.
Grüße,
Frank.
In diesem Beispiel hat der Absender auf das zuvor gesendete Update reagiert und bietet auch Hilfe an, falls der Empfänger bei den anderen für die Woche verbleibenden Aufgaben auf Probleme stößt. Das ist Klarheit von ihrer besten Seite.
2. Prägnanz: Ein wichtiges Grundprinzip für die Kommunikation im Team
Ein weiteres Kommunikationsprinzip das für das Funktionieren eines Team sehr wichtig ist, ist die Genauigkeit. Deine Kommunikation als Teamleiter muss so kurz und prägnant wie nötig sein, um deine Botschaft an dein Team zu übermitteln. Warum fünf Sätze verwenden, wenn ein kurzer Satz deinen Standpunkt verdeutlichen kann? Ausführliche oder unnötig wortreiche Nachrichten lenken nur vom Wesentlichen ab. Außerdem fällt es schwer ihnen zu folgen und sie sind oft verwirrend, da so viele Dinge in einem Satz oder Absatz zusammengefasst werden.
3. Je genauer, desto besser
Kommunikation muss konkret sein. Mit Konkretheit ist gemeint, dass du alle erforderlichen Informationen nutzt, um deine Botschaft glaubwürdig zu machen. Gib beispielsweise Statistiken und Daten an, um ein Argument zu unterstützen, das du vorbringst. Das weckt Vertrauen in deinen Vorschlag.
Hat dein Team in der Zeit, in der ihr zusammengearbeitet habt, konkrete Ziele schnell erreicht? Mache konkrete Angaben und gib Beispiele für diesen Fortschritt an.
Dein Feedback zu den erzielten Fortschritten ist sehr wichtig. Sage nicht nur: „Die Gesprächsführung hat sich seit unserer ersten Sitzung stark verbessert.“ Beweise stattdessen die Verbesserung, indem du die Methoden und strukturellen Veränderungen erwähnst, die zur Erreichung des Ziels angewandt wurden.
Auf diese Weise wird deine Kommunikation konkret und deine Mitarbeiter werden keinen Zweifel an deiner Aussage haben, dass sie sich in einem lobenswerten Tempo verbessert oder weiterentwickelt haben.
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4. Der Fehlerteufel: Wieso Richtigkeit so wichtig ist
Nicht nur des Vorbildcharakters wegen ist es wichtig, deine Kommunikation auf Rechtschreibung, Zeichensetzung, Wortgebrauch und allgemeine grammatikalische Korrektheit zu überprüfen. Für dich als Vorgesetzten ist es riskant, sich nur auf eine Rechtschreib- oder Grammatikprüfung zu verlassen, da solche Tools bestimmte Fehler übersehen können.
Du bist das Vorbild und so, wie du deine Texte formulierst und korrigierst, wird dein Team es auch machen. Du kannst mit einer Nachricht, die voller Fehler steckt nicht nur die Nachricht verfälschen, sondern auch deine Glaubwürdigkeit beeinträchtigen. Vermeide solche Kommunikationsfehler, indem du deine Nachricht sorgfältig durchgehst. Überprüfe dabei nicht nur den Schreibstil, sondern auch, dass du die richtigen Worte und Phrasen gewählt hast, um deine Gedanken zu vermitteln.
5. Kohärente Kommunikation im Team ist entscheidend
Deine Kommunikation sollte logisch sein. Das heißt, dass jeder Aspekt einer Nachricht mit der Kernaussage verknüpft sein muss, die du vermitteln willst.
Beispiel für inkohärente Kommunikation:
Hallo Jessica,
Ich freue mich, dir mitteilen zu können, dass wir uns treffen können und das Video, das du letzte Woche gesehen hast fehlt, aber mein Assistent wird nächsten Monat Urlaub nehmen.
Beste Grüße
Philipp
Die obige E-Mail ist inkohärent, da sie sich nicht auf eine Nachricht konzentriert. Zum Beispiel geht es um ein Meeting und dann um ein Video, bevor über jemanden gesprochen wird, der in Urlaub geht. Was ist die Verbindung zwischen all diesen Teilen? Fraglich und für einen Außenstehenden nicht nachzuvollziehen.
Der Empfänger wird mit ziemlicher Sicherheit nicht wissen, was er mit dieser E-Mail anfangen soll!
Beispiel für kohärente Kommunikation:
Hallo Jessica,
ich freue mich, dir mitteilen zu können, dass wir uns nächste Woche am Donnerstag um 10 Uhr in meinem Büro für eine Stunde treffen können. Ich würde gern mit dir über das Video sprechen, das du letzte Woche schicken wolltest. Lass mich wissen, ob dieser Vorschlag in deinen Terminplan passt.
Beste Grüße
Philipp
In diesem Beispiel kann der Empfänger deutlich sehen, dass der Verfasser Details zu einem Termin bereitstellt und eine Bestätigung vom Empfänger erwartet, ob die Terminplanung für ihn passend ist. Der Anlass und die erforderliche Handlung sind klar. Diese E-Mail ist kohärent.
6. Vollständigkeit: So wichtig und doch oft nicht gegeben
Eine vollständige Nachricht ist eine Nachricht, in der der Empfänger alle relevanten Informationen erhalten hat, die er benötigt. Außerdem braucht er eine klare Angabe, welche nächsten Schritte er unternehmen sollte. Das obige E-Mail-Beispiel von Philipp an Jessica veranschaulicht das Kommunikationsprinzip der Vollständigkeit. Der Absender gibt Einzelheiten zu Tag, Uhrzeit, Ort und Dauer einer vorgeschlagenen Sitzung an. Der Absender endet mit der Aufforderung an den Empfänger, zu bestätigen, dass er mit dieser Vereinbarung einverstanden ist. Folglich verfügt der Empfänger über alle Informationen die nötig sind, um die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen (bestätige bitte, dass du an dieser Sitzung teilnehmen wirst).
7. Höflichkeit ist eine Tugend
Als Teamleiter und Vorbild bestimmst du die Stimmung in deinem Team. Deshalb solltest du dich bemühen, jederzeit höflich zu sein, während du mit deinen Team-Mitgliedern kommunizierst.
Bei Höflichkeit geht es darum ehrlich, respektvoll und freundlich zu sein. Dieser Kommunikationsansatz stärkt deine Beziehung zu deinen Team-Mitgliedern und stellt sicher, dass deine Nachricht positiv aufgenommen wird und eine gute Atmosphäre im Unternehmen herrscht. Diese führt dann ganz automatisch zu einem guten Arbeitsklima und verbesserten Ergebnissen.
Beispielsweise kann es erforderlich sein, dein Team darüber darüber zu informieren, dass es in Bezug auf die gemeinsam vereinbarten Ziele in Verzug geraten ist. Wie du diese Nachricht übermittelst bestimmt, ob das Team defensiv wird oder sich anpasst und wieder auf Kurs lenkt.
Beispiel für mangelnde Höflichkeit:
Laura,
dies ist das dritte Mal, dass das Team seine wöchentlichen Ziele, die wir vereinbart haben nicht erreicht. Ist das Team wirklich an seiner Arbeit interessiert?
Sebastian
Beispiel für Höflichkeit:
Hallo Laura,
ich hoffe, du hattest ein tolles Wochenende. Ich schreibe dir, um herauszufinden, wie das Team mit den Aufgaben vorankommt, die wir in unserem letzten Meeting vereinbart haben. Gab es unerwartete Herausforderungen oder Zwischenfälle? Bitte setze dich mit mir in Verbindung und lass mich wissen, wie ich das Team unterstützen kann, damit wir auf Kurs bleiben, um alle Ziele zu erreichen, die wir uns für diesen Monat gesetzt haben.
Grüße
Sebastian
Im ersten Beispiel verwendet der Absender einen anklagenden oder aggressiven Ton, der unterstellt, dass das Team absichtlich seine Ziele nicht erreicht hat. Er erkennt nicht, dass möglicherweise andere Faktoren dazu geführt haben, dass die Erwartungen nicht erfüllt werden konnten.
Es gibt nicht einmal eine Anrede am Anfang der Nachricht! Wenn du Teammitglied wärst, würdest du gern mit einem solchen Vorgesetzten arbeiten?
Das zweite Beispiel zeigt Höflichkeit und der Empfänger fühlt sich möglicherweise ermutigt den Vorgesetzten darüber zu informieren, warum er sich nicht – wie erwartet – zurückgemeldet hat. Zumindest wird Laura das Gefühl haben, dass der Vorgesetzte wirklich bereit ist, ihr zu helfen und sie wird ihre Anstrengungen verdoppeln, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
Fazit: Mit dem 7 Prinzipien der effektiven Kommunikation im Team zum Erfolg
Kommunikation ist eine Kunst, die gelebt werden will. Deswegen ist es wichtig, wie du deine Botschaft vermittelst, wenn du ein erfolgreicher Vorgesetzter sein möchtest. Übe täglich diese 7 Tipps der effektiven Kommunikation. Habe Geduld, wenn Aufgaben nicht sofort erledigt werden. Frage gezielt nach, ob die Aufgabenstellung klar genug ist und lass dir die Aufgabenbeschreibung nochmal wiederholen. Nutze Bildmaterial! Ein Bild erklärt mehr als 1.000 Worte. Kommunikation ist eine Kunst: Manchmal ist sie top, häufig trotz aller Bemühungen noch nicht gut genug. Übe Kommunikation und beobachte, wie dein Team aufblüht und motiviert seine Ziele verfolgt.
Viel Erfolg bei der Umsetzung!
Dein AKUT Coach
Birgit
