In der modernen Unternehmenswelt sind Mitarbeiter immer häufiger nicht am gleichen Standort tätig. Mit durchdachten Ansätzen kannst du ein überregionales oder internationales Remote Team zusammenstellen und erfolgreich zusammenarbeiten lassen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Privates und Berufliches lässt sich besser vereinbaren, wenn es keinen festen Arbeitsort und keine straffen Arbeitszeiten gibt. Zu den Voraussetzungen gehören neben entsprechenden Kommunikations-Tools auch ein geeignetes Team-Management sowie eine Team-Kultur.
Tipp 1: Vorüberlegungen für das Remote Team: Anforderungen formulieren
Geht es um die Frage des Unternehmensaufbaus, sind zunächst die Anforderungen an das Remote Team zu formulieren. Selbstständige sollten sich klar darüber sein, welchem Anforderungsprofil das Team entsprechen muss. Dazu gehören sowohl fachliche Fertigkeiten und Qualifikationen, als auch Einstellung und Mentalität. Hard- und Soft-Skills sollten zu deinem Unternehmen passen.
Nach der Definition des Profils gilt es, Vision und Mission des Unternehmens festzuhalten und auszuformulieren. Auf diese Weise erfahren potenzielle Bewerber, worauf es bei der Arbeit ankommt und worauf sie sich einlassen. Je präziser die Anforderungen formuliert sind, desto relevanter werden die eingehenden Bewerbungen.
Tipp 2: Onboarding-Prozess für das Remote Team
Der Onboarding-Prozess soll dir und den Bewerbern Gewissheit darüber verschaffen, ob eure Erwartungen, Anforderungen und Fähigkeiten miteinander kompatibel sind. Gerade bei einem Remote Team sind Mitarbeiter gefragt, die eine gewisse Eigeninitiative mitbringen und sich selbst zu managen wissen. Schließlich willst du durch zusätzliche Teammitglieder Zeit gewinnen an deinem Unternehmen zu arbeiten und nicht viel Zeit damit verbringen dich über vergangene Abgabefristen zu ärgern.
Die Mitglieder eines Remote Teams sollten zudem über gute digitale Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Meetings finden hier nur selten physisch statt. An Stelle dessen kommen Kommunikations-Tools, E-Mails und Chats zum Einsatz. Diese Tools müssen Mitarbeiter bedienen können und aktiv nutzen, damit ein reibungsloser Arbeitsablauf gegeben ist. Du bist hier die Schlüsselfigur. Nutzt du die Tools regelmäßig und gibst deinen neuen Teammitgliedern alle Informationen an die hand, wirst du deiner Vorbildfunktion gerecht und dein Team wird die Tools genauso benutzen, wie du es dir wünschst.
Tipp 3: Arbeitsverhältnis und Management des Teams
Beim Aufbau eines Remote Teams ist ein auf Vertrauen basierendes Arbeitsverhältnis von hoher Bedeutung. Präsenz ist dem Wesen des Remote Teams nach nicht möglich. Das herkömmliche Arbeitsverhältnis ist oft davon geprägt, Leistung mit der Anwesenheit am Arbeitsplatz gleichzusetzen. Für das Management von Remote Teams ist daher ein Umdenken erforderlich. Die Performance eines Team-Mitglieds sollte anhand der tatsächlich erbrachten Ergebnisse ermittelt werden. In einer Branche mit Kundenkontakt kann das beispielsweise die Anzahl der akquirierten Kunden sein. Überlege dir also bereits bevor du einen neues Teammitglied einstellst, anhand welcher Ergebnisse du die erbrachte Leistung messen kannst. Das verschafft nicht nur dir, sondern auch deinem Teammitglied Klarheit.
Tipp 4: Exakte Zielfestlegung
Die Formulierung der richtigen Ziele ist im Unternehmensaufbau für alle Mitarbeiter von Bedeutung. Der Fokus in der modernen Arbeitswelt liegt auf kontinuierlicher Verbesserung, Weiterqualifikation und Lernfortschritt. Für den Unternehmensaufbau in einem Remote Team ist es daher von hoher Bedeutung, kurz-, mittel- und langfristige Ziele festzulegen. Bedürfnisse des Teams und unternehmerische Ziele solltest du miteinander vereinbaren. Speziell die Erwartungen des Remote Teams an dich als Arbeitgeber solltest du erkennen oder erfragen. Dabei hilft es, regelmäßig mit deinem Team in Kontakt zu bleiben und aktiv ihre Meinung einzuholen.
Tipp 5: Aufgaben und Delegation
Bereits beim Onboarding-Prozess im Unternehmensaufbau sollte sich herauskristallisiert haben, wo die Stärken und das Potenzial der neuen Remote Mitarbeiter liegt. Die anspruchsvollen Aufgaben sollten unter Berücksichtigung der Fähigkeiten und der Qualifikationen unter den Teammitgliedern verteilt werden. Hier ist es empfehlenswert, das Team selbst an der Aufgabenverteilung teilhaben zu lassen. Führung auf Augenhöhe ist gerade in Remote Teams oft der Schlüssel zum Erfolg. Vermittle deinen Mitarbeitern, wie ihre Leistung zum unternehmerischen Erfolg beiträgt. Damit gibst du ihnen eine Perspektive, die für hohe Motivation sorgt.
Tipp 6: Kommunikationskultur im Remote Team
Kommunikation ist schon in der offline Welt nicht einfach. In der digitalen Welt ist sie essentiell. Jeder arbeitet mehr oder weniger für sich. Nur die Kommunikation untereinander sorgt dafür, dass sich einzelne Menschen als Mitarbeiter des Unternehmensteams sehen.
Moderne Kommunikationskanäle sind ein wesentlicher Eckpfeiler im Unternehmensaufbau mit RemoteTeam. Welche Kommunikationsplattformen auch immer genutzt werden, du solltest Gruppen für verschiedene Zuständigkeiten einrichten (beispielsweise eine Gruppe für Akquise Aufgaben, eine Gruppe für Buchhaltungsaufgaben). So vermeidest du deine Teammitglieder unnötig mir Informationen zuzuspamen. Jeder erhält nur die Informationen, die für seine Aufgaben wirklich wichtig sind. Deine Mitarbeiter werden es dir danken. Außerdem solltest du viel Wert darauf legen eine Kultur des regelmäßigen Austauschs zu schaffen. Ein wöchentliches Teammeeting per Zoom, bei dem alle Fragen und Probleme offen angesprochen werden können, kann Wunder wirken. Es sorgt auch dafür, dass der übergeordnete Gedanke und die Ziele des Unternehmens für jedes Teammitglied klar sind.
Tipp 7: Kommunikations-Tools und Form
Für verschiedene Herausforderungen in der Kommunikation eignen sich unterschiedliche Mittel. Für kurze Terminabsprachen und knappe Informationsübermittlung ist die gute alte E-Mail immer noch ein beliebtes Tool. Allerdings geht das Ganze auch wunderbar über Direktnachrichten per Slack oder Asana. Geht es um komplexere Themen wie Problemlösungen oder die Beseitigung von Meinungsverschiedenheiten, sind direktere Tools wie Skype oder Zoom zu bevorzugen. Gerade bei komplexeren Themen ist eine Struktur wichtig. Schreibe vorab eine kurze Tagesordnung an der du dich entlang hangelst. Sonst kommt ihr schnell weit vom eigentlichen Thema ab und das Meeting nimmt viel mehr Zeit in Anspruch, als geplant.
Tipp 8: Software-Tools für die Remote Arbeit
Digitale Tools machen die Remote Kooperation erst möglich und sind daher ein wesentlicher Eckpfeiler im Unternehmensaufbau. Werkzeuge wie Google Docs, TeamViewer oder Trello ermöglichen den Datenaustausch. TeamViewer ermöglicht etwa den Zugriff auf andere Rechner. Trello trägt zur Erstellung gemeinsamer Arbeitslisten bei. Damit schaffen sie eine Grundlage für die Zusammenarbeit und Absprache in Echtzeit.
Tipp 9: Meetingkultur schaffen
Ist das Team an verschiedenen Orten verteilt, sollte eine Art regelmäßige Meeting-Kultur eingerichtet werden. Relevant sind verständliche Vorgaben. Hier spielen die Fragen wann (beispielsweise wöchentlich), wie (etwa via Skype) und warum (Anlass, beispielsweise Personalbesprechung) eine Rolle.
Tipp 10: Unternehmenskultur und Gemeinschaftssinn
Neben der reinen Meeting-Kultur ist eine übergeordnete Kultur von Bedeutung. Das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen zu etablieren, ist bei Remote Teams eine Herausforderung. Die Teammitglieder sollten zur gleichen Zeit über den Arbeitsfortschritt informiert werden. Damit erhalten die Beteiligten Klarheit darüber, welchen Beitrag sie zur Zielerreichung leisten. Für den Gemeinschaftssinn ist es wichtig, dass sich jeder Mitarbeiter als wertvoll für die Firma wahrnimmt. Wenn ihr nicht gerade über die ganze Welt, sondern vielleicht nur bundesweit verteilt seid, bietet es sich an, sich auch zeitnah einmal offline zu treffen. Das schafft ein Zusammengehörigkeitsgefühl, das sich online nur langsam entwickelt.
Tipp 11: Honorierung und Wertschätzung
Die Anerkennung guter Arbeit und wertvoller Ergebnisse ist gerade bei Remote Teams für alle Mitglieder wichtig. Wertschätzung kannst du den Mitarbeitern beispielsweise entgegenbringen, indem du per E-Mail zum Erreichen bestimmter Ziele oder Teilziele gratulierst. Leistung lässt sich auch in Form von Belohnungen honorieren. Gutscheine zum Beispiel verursachen nur geringe Kosten, tragen aber zu Freude und Motivation bei. Natürlich kannst du auch darüber nachdenken, deine Mitarbeiter z.B. für die Akquise neuer Kunden mit einer prozentualen Beteiligung zu honorieren. Versuche herauszufinden, wie du jeden einzelnen deiner Mitarbeiter am Besten motivieren kannst. So kannst du sicher sein, dass alle mit voller Power an einem Strang ziehen.
Mein Tipp: Nichts ist so wertvoll, wie deine persönliche und ehrliche Wertschätzung! Wenn die Mitarbeiter merken, dass du siehst, was sie leisten, wenn du ab und zu Feedback gibst und damit zeigst, dass sie wertvoller Bestandteil des Teams sind und dass ihre Arbeit so wichtig ist, dass du dich persönlich darum kümmerst, dann werden sie für das Team da sein. Sie werden sich für dein Unternehmen engagieren. Du hast es in der Hand!
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Dein AKUT Coach Birgit Arnold
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