Redaktioneller Hinweis: Dieser Gastbeitrag von Tim Chimoy erschien 2020. Die folgenden Vorschläge sind keine allgemeingültigen Produktivitätsregeln. Welche davon helfen, hängt unter anderem von Aufgaben, Gesundheit, Betreuungspflichten, Wohnsituation und Zusammenarbeit im Team ab.
Remote zu arbeiten kann mehr Ortsfreiheit ermöglichen, bringt aber auch neue Anforderungen an Abstimmung, Konzentration und Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben mit sich. Wenn die Arbeitsweise nicht gut funktioniert, lohnt sich eine konkrete Prüfung der eigenen Bedingungen.
Spätestens dann wird es Zeit, die eigene (Remote-) Arbeitsweise einmal zu überdenken und zu optimieren. Die folgenden zehn Ansätze helfen dir, mögliche Ursachen zu unterscheiden und passende Veränderungen im Alltag zu erproben.
1 Erschaffe deine ideale Arbeitsumgebung
Finde heraus, wie und wo du am besten arbeiten kannst. Brauchst du vollkommene Ruhe? Oder inspiriert es dich, andere Menschen um dich zu haben?
Was ist dir wichtig? Ein bequemer Stuhl, guter Kaffee, ein großer Bildschirm? Oder Sonnenschein und Kokosnüsse? Die ideale Arbeitsumgebung ist für jeden Menschen anders. Lass dich hier nicht davon beeinflussen, wie es für andere am besten klappt.
Auch, wenn es toll aussieht mit dem Laptop im Cafe zu sitzen und du immer wieder hörst, welche super Kontakte man im Coworking Space so knüpft – wenn du an diesen Orten nicht konzentriert arbeiten kannst, bringt es dich und dein Business nicht weiter. Egal, ob unterwegs oder im Home Office: richte deinen Arbeitsplatz so ein, wie du ihn brauchst.
2 Plane deinen Tag/deine Woche/dein Jahr
Die Grundlage für effizientes Arbeiten ist das Hinarbeiten auf Ziele. Und diese musst du erstmal definieren und einplanen. Nimm dir also Zeit deine Ziele aufzuschreiben und breche diese dann auch auf Wochen – und Tagesziele herunter.
Dies wird dir helfen jeden Tag an der Erreichung des Ziel zu arbeiten und dich so mehr zu fokussieren. Das überprüfen deiner Ziele kann auch ein Teil deiner täglichen Routine werden.
3 Schaffe eigene Routinen
Routinen können dir helfen deinen Tag besser zu strukturieren und so weniger Energie aufzuwenden für alltägliche Organisation. Wenn man keinen typischen Arbeitstag mehr hat, hilft es oft sich durch eigene Routinen auf den Arbeitstag einzustimmen.
Es gibt Menschen, die beispielsweise vor der Arbeit einmal aus dem Haus zu gehen um einen Kaffee zu trinken oder einmal um den Block zu laufen und sobald sie wieder da sind geht der Arbeitstag los. Auch hier gilt: schau was für dich und deinen Biorhythmus am besten passt.
Ein weiterer Vorteil einer täglichen Routine ist, dass du weniger Energie für Entscheidungen brauchst. Wenn dein Ablauf am Morgen einfach feststeht (und vielleicht sogar was du isst und anziehst) hat dein Gehirn Zeit sich mit anderen Fragen zu beschäftigen.
4 Schalte Störfaktoren aus
Beobachte zunächst, welche Unterbrechungen deine Konzentration tatsächlich stören und welche zu deinem Alltag gehören. Benachrichtigungen lassen sich zeitweise ausschalten; bei Betreuungspflichten oder gemeinsamer Nutzung von Räumen braucht es dagegen realistische Absprachen und erreichbare Arbeitsfenster.
Schwieriger wird es natürlich, wenn du Mitbewohner hast oder mit deiner Familie zusammen wohnst. Hier hilft nur klare Kommunikation, dass du gerade nicht ansprechbar bist. In Coworking Spaces helfen Kopfhörer als Symbol dafür, dass man gerade nicht für Smalltalk zu haben ist.
5 Finde eine Zeitmanagement-Methode die für dich funktioniert
Zeitdruck ist nicht immer nur eine Frage persönlicher Prioritäten. Arbeitsmenge, Abhängigkeiten, Care-Arbeit, Gesundheit und unklare Zuständigkeiten können den verfügbaren Spielraum stark begrenzen. Um effizienter zu Arbeiten gibt es viele Zeitmanagement-Methoden (wie z.B. das Eisenhower Prinzip oder die Pomodoro Technik). Probiere diese einfach einmal aus und teste was für dich funktioniert. Beobachte anschließend, ob die gewählte Methode tatsächlich Entlastung schafft oder nur zusätzlichen Planungsaufwand erzeugt.
6 Optimiere Meetings
Prüfe bei wiederkehrenden Meetings Zweck, notwendige Teilnehmende, Entscheidungsbedarf und gewünschtes Ergebnis. Manche Termine können entfallen oder schriftlich vorbereitet werden; andere sind für Abstimmung, Beziehung und gemeinsame Entscheidungen unverzichtbar.
Versuche deine Telefonate und Meetings auf einen Tag oder Nachmittag zu sammeln und dann am Stück “abzuarbeiten”. Und auch die Meetings möglichst kurz zu halten. Ein Trick dazu: diese – auch wenn sie remote sind – im Stehen abhalten.
7 Gebe Aufgaben ab
Musst du wirklich alles selbst erledigen?
Prüfe, welche Aufgaben wiederkehrend, gut beschreibbar und für eine Übergabe geeignet sind. Delegation schafft nur dann Freiraum, wenn Zuständigkeit, Qualitätsmaßstab, Entscheidungsspielraum und Rückfragen geklärt sind.
8 Mach mal Pause
Nur, weil du immer und überall arbeiten kannst heisst das nicht, dass du es auch tun solltest.
Pausen sind wichtig um deine Batterien wieder aufzuladen und um so effizient arbeiten zu können. Ob du dabei aufs klassische Wochenende setzt oder ein anderes Modell findest, ist wiederum dir überlassen.
Und auch während des Arbeitstages sind kleinere Pausen immer mal wieder wichtig; stehe auf, mache vielleicht ein paar Sportübungen oder wechsel den Arbeitsort.
Erinnerungen durch einen Wecker oder eine App können helfen, Pausen nicht zu übergehen. Ob und welche Form der Erholung wirkt, ist individuell; entscheidend ist, Belastung und Konzentration über mehrere Tage realistisch zu beobachten.
9 Achte auf deine Ernährung
Gerade unterwegs oder auch im HomeOffice gerät dieser Punkt bei vielen Menschen zu kurz. Mal eben schnell nebenher am Rechner essen statt Mittagspause mit den Kollegen. Oder den ganzen Tag gesnackt statt mal Pause zum Essen zu machen.
Regelmäßige Pausen und Mahlzeiten können den Arbeitstag strukturieren. Welche Ernährung dir gesundheitlich guttut, ist individuell und gehört bei Beschwerden in fachkundige medizinische oder ernährungswissenschaftliche Beratung – nicht in eine pauschale Produktivitätsregel.
10 Prüfe, welcher Austausch dir wirklich hilft
Gerade als Remote Worker kann es schnell einsam werden. Dabei sind gleichgesinnte Menschen für dich und dein Business eine wichtige Quelle für Inspiration und Motivation.
Austausch kann neue Perspektiven eröffnen und Isolation verringern. Entscheidend ist nicht, dass alle deine Ziele bestätigen, sondern dass Rückmeldungen respektvoll, konkret und für deine Situation brauchbar sind.
Durch den Austausch mit anderen Unternehmern kommst du auf neue Ideen, findest die passende Unterstützung und vielleicht entstehen auch neue, gemeinsame Projekte.
Doch wo findest du diese Menschen? Eine Möglichkeit sind Online-Communities wie der Citizen Circle.
Der Citizen Circle wird in diesem Gastbeitrag als damaliges Beispiel genannt. Ob die Community heute zu deinem Anliegen passt, solltest du anhand ihrer aktuellen Ausrichtung und Bedingungen selbst prüfen.
Die frühere Mitgliederzahl und damalige Veranstaltungsformate werden hier nicht als aktuelle Angaben fortgeschrieben.
Über den Autor: Tim Chimoy
Tim beschäftigt sich seit 2012 mit den Themen ortsunabhängiges Arbeiten und digitales Unternehmertum. Er verdient sein Geld als Architekt, Buchautor und Berater für Neues Arbeiten und digitale Transformation. Zudem ist er Gründer des Citizen Circle. Die biografischen Angaben entsprechen dem Stand bei Veröffentlichung im Jahr 2020.
