KI-ANLEITUNG · PROFIS · KOSTENLOS
Mit KI aus Inhalt, Markenbriefing und Vorlage ein nutzbares Dokument entwickeln.
Fiktive Gesprächsszene · Illustration mit KI erstellt
Das erarbeitest du
Ein eigener Leitfaden oder eine Checkliste als bearbeitbare Arbeitsdatei und PDF, ergänzt um ein Prüfprotokoll. Die Übung beginnt bewusst mit einem kleinen Dokument.
Diese Anleitung von Birgit Arnold ist kostenlos und ohne Anmeldung bei AKUT Coaching nutzbar. Du entscheidest selbst, welche Anregungen du umsetzt.
Anleitung als PDF herunterladen (8 Seiten)
Lade die PDF auf dein Gerät herunter. Öffne sie in einem PDF-Programm mit Formularunterstützung und speichere sie nach dem Ausfüllen erneut.
So startest du
Lege ein bestätigtes Markenbriefing, eine geeignete Vorlage und die Ausgangsinhalte bereit. Wenn du Anleitung 1 nicht genutzt hast, reichen zunächst festgelegte Farben, Schriften, Sprachregeln und ein Layoutbeispiel.
Entferne vertrauliche Angaben und Zugangsdaten. Der verwendete KI-Dienst kann eigene Kosten und Limits haben. Du kannst die Fragen auch schriftlich ohne KI bearbeiten.
01 · Auftrag
Den Gebrauch zuerst festlegen
Ein Dokument ist gut, wenn Menschen damit ihre Aufgabe erledigen können. Kläre vor dem Layout, wer es wann nutzt: am Bildschirm, auf Papier, als ausfüllbares Blatt oder als Nachschlagehilfe.
Zielgruppe: [wer]
Anlass: [in welcher Situation]
Ergebnis: [was danach vorliegt]
Inhalte: [Dateien oder Text]
Umfang: [begründete Orientierung]
Ausgabe: [bearbeitbare Datei und PDF]
Nutzung: [Bildschirm, Druck, Formular]
Markenbriefing: [Version und Ort]
Arbeitsauftrag 1 · Struktur prüfen
Ein kleines Team braucht eine dreiseitige Übergabehilfe: 1. Anlass und Ablauf, 2. ausfüllbares Übergabeblatt, 3. Prüfung und offene Entscheidungen. Ergebnis: Eine Aufgabe wird mit Verantwortlichkeit und Abnahmekriterium übergeben.
02 · Ausgangsmaterial
Mit einer echten Inhaltsgrundlage arbeiten
Du kannst diese fiktiven Notizen vollständig als Übung verwenden. Sie sind bewusst noch kein fertiger Text und enthalten eine Unklarheit, die die KI erkennen soll.
Vor jeder Projektübergabe sollen Ziel, aktueller Stand, vorhandene Dateien und nächster Schritt sichtbar sein. Die übergebende Person benennt offene Fragen. Die übernehmende Person bestätigt, was sie verstanden hat. Ein Termin wird gemeinsam vereinbart. In einer alten Notiz steht: „Alle Aufgaben gehen automatisch an die Assistenz.“ In einer neueren Notiz steht: „Die zuständige Rolle wird je Aufgabe vereinbart.“ Welche Regel gilt, wurde noch nicht bestätigt. Keine echten Kunden- oder Personendaten verwenden.
Arbeitsauftrag 2 · Redaktion vor Gestaltung
Erwarteter Prüfpunkt: Die beiden Zuständigkeitsregeln widersprechen sich. Die KI soll weder die Assistenz pauschal einsetzen noch eigenständig behaupten, die neuere Regel sei verbindlich.
Für den weiteren Übungslauf entscheidest du ausdrücklich: „Die zuständige Rolle wird je Aufgabe vereinbart.“ Diese Entscheidung gehört in den Änderungsverlauf.
03 · Vorlage
Eine Musterseite als Freigabepunkt
Arbeitsauftrag 3 · Musterseite erstellen
Bei einer WORK-Anwendung wird aus diesem Auftrag eine konkrete Dateiaufgabe. Prüfe vorher, ob die benötigten Ausgabeformate verfügbar sind. Falls nicht, übernimm den freigegebenen Text in deine vorhandene Dokumentvorlage.
Sind Überschriften eindeutig? Ist die Reihenfolge verständlich? Reicht der Platz für realistische Antworten? Lassen sich lange Wörter und Links darstellen? Ist die Schrift ohne mühsames Vergrößern lesbar? Ist eine Tippbox klar vom Eingabefeld zu unterscheiden?
Gezielt korrigieren
„Auf Seite 2 ist das Feld für offene Fragen zu klein. Vergrößere es und verschiebe die Quellenliste auf Seite 3. Behalte die freigegebenen Farben und Überschriften bei.“ Eine solche Rückmeldung ist wirksamer als „Mach es professioneller“.
04 · Produktion
Das vollständige Dokument bauen
Arbeitsauftrag 4 · Ausarbeiten
Wenn das PDF ausfüllbar sein soll
Sage dies ausdrücklich. Sichtbare Linien oder leere Kästen sind noch keine Formularfelder. Jedes Feld braucht eine verständliche Beschriftung. Die Speicherung muss mit echten Eingaben geprüft werden.
Erstelle beschriftete interaktive Felder. Prüfe mit einem kurzen und einem längeren Eintrag sowie Umlauten: Eingabe, Speichern, Schließen, erneutes Öffnen und Druckdarstellung. Dokumentiere, in welcher Anwendung geprüft wurde. Begrenze oder erläutere Felder, deren lange Inhalte im Ausdruck abgeschnitten werden.
Bewahre die bearbeitbare Datei als Quelle auf. Spätere Korrekturen erfolgen dort; danach wird das PDF erneut erzeugt. So laufen Inhalt und Gestaltung nicht unbemerkt auseinander.
05 · Abnahme
Mit echten Nutzungssituationen testen
Die KI kann beim Prüfen helfen. Ihre Selbsteinschätzung ersetzt aber keinen tatsächlichen Blick auf die exportierten Seiten und keinen Nutzungstest.
1. Inhalt: Ist alles richtig, vollständig und verständlich?
2. Gestaltung: Sind jede Seite, Schrift, Abstände und Umbrüche brauchbar?
3. Nutzung: Funktionieren Links, Formularfelder, Speicherung und gegebenenfalls Ausdruck?
Übungstest für Klarwerk
Trage eine Übergabe mit einem langen Projektnamen, zwei offenen Fragen und einem mehrzeiligen Dateipfad ein. Kann eine andere Person erkennen, was bis wann von wem zu tun ist? Wenn nicht, verbessere zuerst die Fragen und erst danach das Layout.
Computer, Tablet und Smartphone
Ein PDF hat meist feste Seiten. Es ordnet sich nicht automatisch wie eine Webseite neu an. Prüfe die Datei in den tatsächlich verwendeten Ansichten und bei Vergrößerung. Wenn häufiges horizontales Verschieben nötig ist, eignet sich eine zusätzliche HTML-Fassung oder eine vereinfachte mobile Ausgabe besser.
Fehlende Pflichtangaben, unlesbarer Text, abgeschnittene Felder oder nicht speicherbare Eingaben blockieren die Freigabe. Eine behauptete vollständige Barrierefreiheit braucht eine gesonderte fachliche Prüfung; gute Optik allein belegt sie nicht.
Ablage: ein Ordner mit Quelldatei, freigegebenem PDF und Prüfprotokoll. Benenne ältere Fassungen eindeutig und vermeide mehrere Dateien namens „final“.
Prüfe dein Ergebnis
- Der Inhalt löst die vereinbarte Aufgabe.
- Die freigegebene Vorlage und Originaldateien wurden verwendet.
- Jede exportierte Seite ist visuell geprüft.
- Links und gegebenenfalls Formularfelder funktionieren.
- Die tatsächlichen Geräte- und PDF-Anwendungen sind im Prüfprotokoll genannt.
- Quelldatei, PDF und Freigabestand lassen sich eindeutig zuordnen.
Probiere einen kleinen nächsten Schritt aus und halte fest, was du beobachtest. Kläre fehlende Informationen mit den beteiligten Menschen.
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Von Birgit Arnold · Stand: 13. September 2026 · Mit KI-Unterstützung erstellt. Die Beispiele sind fiktiv. Die Arbeitsaufträge beschreiben eine Arbeitsweise und keine getestete Bedienungsanleitung für einen bestimmten KI-Dienst.
