Unternehmensprozesse verbessern: Eine Änderung testen und ihre Wirkung prüfen

Bestehende Abläufe verbessern und die Wirkung prüfen

Prozessoptimierung setzt hier bei einem bereits beschriebenen Ablauf an. Ziel ist eine überprüfbare Verbesserung eines konkreten Problems, etwa kürzere Wartezeit, weniger Rückfragen oder eine geringere Fehlerquote.

Erfasse zunächst wenige vergleichbare Fälle und beschreibe das Problem mit einer passenden Größe. Unterscheide aktive Bearbeitung von Liegezeit. Wähle dann eine vermutete Ursache und ändere zunächst nur einen wesentlichen Bestandteil, beispielsweise die Vollständigkeit der Übergabe. Vergleiche danach ähnliche Fälle und frage die Beteiligten nach unerwünschten Nebenwirkungen. Eine Verbesserung ist erst belastbar, wenn sie im normalen Arbeitsalltag funktioniert und nicht nur Aufwand an eine andere Stelle verschiebt.

Wie du den Ausgangsablauf dokumentierst, zeigt die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Eine überprüfbare Änderung auswählen

1. Beschreibe das Problem an einigen vergleichbaren Fällen: etwa Rückfragen je Auftrag oder Wartezeit bis zur Freigabe.
2. Frage die Beteiligten nach möglichen Ursachen und trenne Beobachtung von Vermutung.
3. Ändere zunächst einen Bestandteil des Ablaufs.
4. Vergleiche danach ähnliche Fälle und prüfe auch die Qualität des Ergebnisses.

Wenn gleichzeitig Personal, Werkzeug und Zuständigkeit wechseln, lässt sich schwer erkennen, welche Änderung geholfen hat.

Gedankenbeispiel: Angebote warten auf Freigabe

Ein Team vermutet, dass Angebote wegen fehlender Angaben liegen bleiben. Es testet eine kurze Prüfliste vor der Übergabe. Danach zählt es Rückfragen und misst die Wartezeit. Fallen die Werte nicht besser aus, wird die Vermutung erneut geprüft. Das Beispiel ist fiktiv.

Eine kürzere Bearbeitungszeit ist kein Fortschritt, wenn dadurch mehr Fehler oder zusätzliche Arbeit bei anderen entstehen.

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